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オフィス移転に関わるPM(プロジェクトマネジメント)とは?

プロジェクトマネジメント

オフィスの移転については、さまざまな制約条件やクリアすべき事柄があります。失敗なく効率的なオフィス移転を実現するには、計画、進捗、作業系統化、コスト、リソース(人、物)、時間、リスクなどを適切に管理する必要があるでしょう。

本記事では、オフィス移転に必要なプロジェクトマネジメントについて、フェーズを追って紹介します。

オフィス移転におけるプロジェクトマネジメント①プロジェクトチームの策定・企画・調査

最初のフェーズは、プロジェクトチームの策定と企画・調査です。それぞれの項目について、詳しく紹介します。

1. 社内にプロジェクトチームを設置する

オフィス移転プロジェクトについては、総務部が担当するケースが多いでしょう。しかし、オフィス移転という大きなプロジェクトに関しては、多様な部署からメンバーを募るのがおすすめです。

ただし、あまりにもメンバーが多かったり統一性のないメンバーだったりすると、意見がまとまりません。チームの人数は多くても10名前後にし、多様性がありつつも一定の共通項が見受けられるメンバーを選びましょう。

また、社内に専門的な知見を持つ人がいない場合は、社内メンバーだけでは不安が残ります。その道のプロである外部リソースを活用するのもおすすめです。

2. 移転目的を明確に定義する

そもそも、オフィスを移転する目的は何なのでしょうか。「業務拡大によりより広いスペースが必要」「企業イメージを上げるため」…、各社さまざまな思惑があってオフィス移転を決めているはずです。まずはその目的をはっきりと具現化し、今後の方針としてください。移転目的があいまいだと、移転計画が途中でブレやすくなります。

一方で目的が明確なら、多くの案が出てきても目的に沿った取捨選択が容易です。明確なイメージを追いやすく、「理想的な広さ」「理想的な立地」「理想的なレイアウト」などが実現できるでしょう。

3. 目標とする移転時期を決定する

オフィスを移転するからといって、業務を止めるわけにはいきません。オフィス移転は、なるべく業務に差し障りの出にくい時期やタイミングを選ぶ必要があります。まとまった連休のある時期、あるいは会社に閑散期がある場合は、そのタイミングを選ぶとよいでしょう。

また、先述した通り現在借りているオフィスの賃貸契約がどうなっているのかも非常に重要です。賃貸契約の更新時期や解約条件についてはきちんと確認しておいてください。

オフィス移転におけるプロジェクトマネジメント②計画・設計

新オフィスの要件を定義したら、それに従って新しいオフィスを選出します。新オフィスに必要な条件や広さなどを明確にして、目的にかなうオフィスを選びましょう。このフェーズでは、「現状調査を行う」「移転要件を明確にする」などが必要です。それぞれについて見ていきましょう。

1. 現状調査を行う

新しいオフィスを探す上で、ベースとなるのが現在のオフィスです。次に移転するオフィスは、最低でも現在の設備や人員を全て収容し、問題なく使える場所でなければなりません。まずは現在のオフィスの広さや電源設備の数などを適切に把握しましょう。これにより、新オフィスに必要な広さや機能を検討しやすくなるはずです。

また、現在のオフィスの契約では、「原状回復」が条件となっているのではないでしょうか。オフィスの広さや設備をチェックする際、現在のオフィスについて「どこからどこまで手を加えたのか」を把握しておきましょう。

2. 移転要件を明確にする

新しいオフィスに必要な要件を明確にします。具体的には以下のポイントです。

● 立地条件
● 面積
● コスト
● 駐車場の有無・設備

要件を決定する際は、社員へのアンケート調査が有益です。事前に、現オフィスへの不満や新オフィスに望むことなどについて意見を聞いておきましょう。オフィスで働くのは、社員達です。彼らの不満を解消し理想のオフィスを作ることが、業務効率アップやモチベーション向上につながるはずです。

一つひとつの要件が決ったら、あとは条件に合う物件を絞り込んでいきます。よい物件が見つかったらオーナーと条件の確認をし、契約書の内容を精査した上で契約を結びましょう

オフィス移転におけるプロジェクトマネジメント③新オフィス構築

新オフィスの要件をしっかり定義して理想の物件が見つかれば、いよいよ新しいオフィスを構築するフェーズです。ここでは、「賃貸借契約の締結」「業者の選定」「新オフィスのプランニング」について紹介します。

1. 賃貸借契約の締結

賃貸借契約の流れは、以下の通りです。

1. 入居申込書の提出
2. 契約書の精査
3. 重要事項に関する説明の交付
4. 預託金の振り込み
5. 契約の締結
6. 現オフィス解約の手続き

新しいオフィスについて賃貸契約を締結するときは、契約書の内容についてきちんと目を通しましょう。あいまいな点があると感じた場合は、放置せずに必ず確認します。特に解約予告期間や途中解約のペナルティなどは、1番トラブルになりやすい部分です。本契約を結ぶ前に、専門家のチェックを受けると安心です。

2. 業者の選定

新オフィスが決まったら、業者の選定に入ります。オフィス構築のためにはデザイン業者、工事業者、オフィス家具、OA機器などが必要です。それぞれについて、現在の業者にお願いするのか、新しい業者に依頼するのか決めましょう。

ただし、一つひとつを精査していては手間と時間を消費します。新オフィスに関する設備・デザインプランニングを効率的に行うなら、オフィス移転をトータルに請け負ってくれるコンサルティング会社に任せるのもおすすめです。

コンサルティング会社なら、プロ目線で最適な業者を選出してくれる上、細かい相談にも乗ってくれます。個々で業者を選ぶよりもコストが安く済む場合もありますから、ぜひ検討してみてください。

3. 新オフィスのプランニング

新オフィスについて、部署ごとにどのくらいのスペースが必要かを検討します。現オフィスで課題となっている部分があるのなら、それが解消されるようなゾーニングを行いましょう。

また、レイアウトプランを具体化する際は、専門業者のアドバイスが必須です。使いやすさや動線などを考慮して、不自由のないレイアウトを実現してください。最終案を決める前に、移転要件の定義を再確認します。ゾーニングやレイアウトが、移転目的やコストなどに適合しているかどうか、きちんとチェックしましょう。

なお、新オフィスのプランニングと並行して、オフィス家具の選定や発注をすることも必要です。

オフィス移転におけるプロジェクトマネジメント④オフィス工事

新オフィス構築が終われば、いよいよ入居工事が始まります。それぞれの作業における担当者を決め、コスト、スケジュール、リスク、品質管理を適切に行いましょう。

オフィス移転のフェーズにおける「マスタースケジュールの策定」「入居工事の開始・社内のフォロー」について紹介します。

1. マスタースケジュールの策定

新オフィスへの移転に向けて、移転計画のマスタースケジュールを作成します。以下の項目について、おおよその期日を決めましょう。

● 移転日
● 工事の着手日
● 工事関連の発注
● 予算の確定・執行日

2. 入居工事の開始・社内のフォロー

入居工事が始まると、関係各社が入り乱れることとなります。担当者はそれぞれ効率的な工程管理を行い、遅延や事故、手戻りがないよう取り計らいましょう。

また、新オフィスが工事に入ったら、新オフィスでのルールも設定しておく必要があります。具体的には、以下のような項目です。

● 共用スペースの使用方法
● ゴミの処理方法
● 個人の所持品の管理方法など

他にも思いつくものがあれば、全て明文化しておきます。作ったルールはまとまり次第社員に周知してください。新オフィスの使用で混乱が生じないよう、社員の理解が必要です。

オフィス移転におけるプロジェクトマネジメント⑤オフィス移転

新オフィスの工事が終われば、あとは移転作業です。また、移転後は各方面に届出を提出する必要があります。こちらももれなく行いましょう。
オフィス移転のフェーズにおける「梱包作業・引っ越し」「各種届出の提出」について紹介します。

1. 梱包作業・引っ越し

梱包材は、移転の約1週間前には業者が届けてくれるはずです。それぞれのダンボールに部署とナンバーなどを記載して、何をどこに運ぶのか分かるようにしておきましょう。全て梱包したら、リストを作成して業者に渡すのを忘れないようにしましょう。

ただし、貴重品や重要なデータなどは担当者が手ずから運ぶようにしてください。引越し当日は、大型家具やOA機器などは業者が運んでくれます。デスク回りの物などは各人が責任を持って運ぶようにします。

また、搬入が終わったあとは、傷や漏れがないかきちんと確認しましょう。すぐに必要なコピー機やPCなどは移転当日から使えるように手配しておくと安心です。

2. 各種届出の提出

オフィス移転後は、関係機関に移転の届出を提出する必要があります。提出期限をきちんと確認し、遅れないように注意してください。

書類提出が必要となる主な関係機関は以下の通りです。

● 法務局:移転登記申請書、印鑑カード
● 税務署:異動届出書、消費税異動届出書、給与支払事務所などの開設・移転・廃止届出書
● 年金事務所:適用事業所名称/所在地変更(訂正)届
● 県税事務所:異動届出書等(都道府県によって異なる)
● 労働基準監督署:労働保険名称、所在地変更届
● 公共職業安定所:雇用保険事業主事業所各種変更届
● 警察署:自動車保管場所証明申請書、保管場所標章交付申請書、保管場所の所在図・配置図、保管場所使用権原疎明書面(自認書)
● 消防署:防火・防災管理者選任(解任)届出
● 郵便局:転居届
● 金融機関:住所変更届(名称は銀行や会社によって異なる)など

オフィス移転のプロジェクトマネジメントを適切に行おう

オフィスを移転する際はすべきことがたくさんあります。それゆえ、オフィスの移転をプロジェクト化して、適切なプロジェクトマネジメントを行うことは有益です。それぞれのフェーズごとに適切なタスクを設定し、抜け漏れなく移転のゴールを目指しましょう。

オフィス移転に関するプロジェクトマネジメントに悩んだら、プロの業者に依頼するのもおすすめです。業者の選定からオフィスデザインのコンセプト作りまで、多岐に渡って頼りになります。オフィスの移転は、企業として新たな価値と働き方を創造するチャンスです。やっつけ仕事で行うのではなく、タスクやリスクをコントロールしながら取り組みましょう。

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