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働きやすいオフィスをつくるコツ

働きやすいオフィス

オフィスのレイアウトや雰囲気を変えることで、従業員のモチベーションアップにつながります。従業員が効率よく働けるような環境づくりに注力する企業は少なくないでしょう。当記事では、従業員にとって働きやすいオフィスをつくるコツを紹介します。

働きやすいオフィスをつくるコツ5つ

働きやすいオフィスをつくるコツは、下記の5つです。

1. 適切なゾーニング
2. 利便性が高い距離の確保
3. 自社に合ったデスクレイアウト
4. 休憩スペースの確保
5. 緑を取り入れる

それぞれについて、詳しく解説します。

1. 適切なゾーニング

まず考慮すべきなのは、オフィスのゾーニングです。ゾーニングとは、図面上でオフィスをスペース分けすることを指します。働きやすくするためには、必要なスペースをしっかり確保しなければなりません。業務内容などを考慮し、限られたオフィススペースを適切に割り振る必要があります。

広さを確保することに加え、従業員の動線も考えなければなりません。ゾーニングでは、従業員1人あたりに必要となる面積を確保するとともに、業務スペース以外についても割り当てを決めます。従業員1人あたり、12.16平方メートルほどの面積が必要といわれています。もちろん、オフィスの広さによっては面積の確保が難しいケースもあります。業務がスムーズに行えるよう、できる限りで適切なゾーニングにする必要があります。

通常、業務スペースはオフィス全体の50%から60%程度がよいとされています。ほかの会議室や休憩室、収納スペース、役員室などからアクセスしやすい中央付近に業務スペースを配置するのがよいでしょう。複数の部署がある企業では、部署同士の連携がスムーズに行えるように業務スペース内でも配置を考慮しなければなりません。

また応接室のスペースも重要なポイントです。応接室のスペースが会社の奥にあると機密情報が部外者の目に触れる恐れがあります。応接スペースはできるだけ入り口の近くに配置するのがよいでしょう。さらに来客者が利用するトイレなどへの動線も考慮しなければなりません。

2. 利便性が高い距離の確保

続いて重要なポイントは、オフィス内で必要となる距離を意識することです。従業員の業務を具体的にイメージするとわかりやすいでしょう。デスクでの業務のほか、会議などさまざまな場面で移動しているはずです。移動やコミュニケーションのための十分なスペースを確保することが、働きやすさに直結します。

たとえば壁に従業員の背中が向いている場合、壁と座席の間には90cmの通路幅を確保するのが望ましいでしょう。

90cmの幅があれば、椅子を引いても壁にあたらず、後ろを人が通り抜けることもできます。背中合わせにデスクが配置されている場合は、座席と座席の間は160cm程度あけるとストレスなく業務が行えます。160cmかそれ以上あいていれば、デスクの後ろを人がすれ違っても狭さを感じません。座って仕事をしている従業員も、後ろで通行されたときあまり気にならないでしょう。

収納棚を背にして業務にあたっているのであれば、座席から収納棚までは150cm程度あけておくとよいでしょう。収納棚ではほかの従業員が引き出しを開けたり、かがんで書類を探したりするかもしれません。やや広めにスペースを確保しておけば、集中力を切らさずに業務を続けられるはずです。

3. 自社に合ったデスクレイアウト

働きやすいオフィスを作るためには、デスクレイアウトの工夫も必要です。企業や業種によっても適切なレイアウトが異なるため、自社に合ったデスクの配置を見極めなければなりません。

デスクレイアウトには大きく分けて5つのタイプがあります。

●部署ごとにデスクを向かい合わせる「島型」
もっとも一般的なレイアウトです。部署内でコミュニケーションを取りやすく、従業員が所属している部署も視覚的にわかりやすくなります。

●従業員が同方向を見る「同向型」
従業員全員が同じ方向を見て座るレイアウトです。エンジニアやプログラマーといった、1人で集中して作業しなければならない業種に向いています。来客時などに、会社の情報が目に付きづらい点もメリットです。

●完全独立型の「ブース型」
集中力の向上が見込めるレイアウトです。ブース型は一人ひとりのデスクの周囲をパーティションで囲む、完全に独立したデスクとなっています。周囲の視線と声を遮れる点は大きなメリットですが、同僚やプロジェクトチームとのコミュニケーションは取りにくいといえます。

●デスクが背中合わせになる「背面型」
業務に集中しやすく、チーム内でのコミュニケーションが取りやすいレイアウトです。エンジニアやプログラマーなど自分の仕事に集中しつつ、1つのプロジェクトを進めるチームとして働く際に役立つでしょう。

●空いた席を利用する「フリーアドレス型」
最近では、フリーアドレス型を採用している企業も少なくありません。フリーアドレス型は従業員のデスクを固定せず、空いている席に座って仕事をするタイプのデスクレイアウトです。1人で集中して業務を行う場所と、チームで働く場所で分けられており、自由に席を選べます。新鮮な気持ちで仕事に取り組むことができ、新たな発想を生み出すきっかけになるかもしれません。

ただし、事務などの定型業務には不向きなレイアウトです。非定型業務に適したレイアウトであることを覚えておきましょう。

4. 休憩スペースの確保

従業員の休憩スペースの確保も大切な要素のひとつです。オフィスの中には、従業員がリフレッシュできる休憩スペースを設ける必要があります。

従業員の休憩スペースは、カフェを思わせる内装や、身体を動かせるよう卓球台やボルダリング用の壁を設置するなど、企業ごとにさまざまな工夫をこらしたスペースといえます。快適な休憩スペースは、従業員が集中力を取り戻すのにも役立ちます。休憩スペースでリフレッシュしたり、同僚とコミュニケーションを取ったりするなかで、新たなアイデアが生まれる可能性もあるでしょう。

なお、休憩スペースは来客スペースも兼ねていることが望ましいです。来客の際にも利用することを周知すれば、質の高い快適な空間として維持しやすくなります。全体的に風通しのよい雰囲気の休憩スペースであれば、商談にも利用しやすいでしょう。

5. 緑を取り入れる

オフィスのレイアウトでは、植物の緑を積極的に取り入れることも重要です。無機質になりがちな場所だからこそ、緑を取り入れることで明るい雰囲気になります。

緑には疲れを癒やす効果も期待できます。疲れたときに緑が目に入れば、多少なりリラックスできるでしょう。観葉植物を置いたり、鉢植えの植物をパーティション代わりに利用したりしているオフィスもあります。植物は、アクセントとして取り入れるのがポイントです。植物を置く場所やレイアウトについては、あらかじめよく考えておきましょう。お手入れが大変であれば、造花やフェイクグリーンを置くのもひとつの方法です。

快適なオフィスづくりの注意点3つ

従業員が働きやすい快適なオフィスをつくるために、3つの注意点を押さえておきましょう。

1. 適切な温度・湿度を保つ
2. 雑音対策する
3. 開放感のある空間にする

それぞれについて、詳しく紹介します。

1. 適切な温度・湿度を保つ

まず考慮すべきなのは、オフィスの温度と湿度です。オフィスが暑すぎたり寒すぎたりすると、従業員が体調を崩す原因になります。また、湿度にも注意が必要です。従業員のモチベーションにも関わってくるので、常に適切な温度・湿度を保つよう意識しなければなりません。労働安全衛生法「事務所衛生基準規則5条3項」では、オフィスの適正温度が定められています。季節や天気などに合わせて、毎日しっかり調節しましょう。

2. 雑音・防音対策する

オフィスの雑音にも注意が必要です。業務を行ううえで、ある程度の雑音は避けられません。しかし、雑音が従業員の集中力に悪影響を与えるのは避けたいところです。また、会議の会話が漏れ聞こえてくるようなオフィスでは、重要な情報の漏洩につながりかねません。

雑音対策として、業務に支障がない程度の音楽を流しているオフィスもあります。集中力を高めるために、効果的な方法といえるでしょう。また、会議室そのものに防音対策を講じるのもおすすめです。たとえば吸音パーティションを設置すれば余計な反響音の軽減が可能です。また、防音リフォームで防音性の高いフラッシュドアに変更すれば、音の侵入や漏れを防げます。

3. 開放感のある空間にする

一般的に、人間は閉鎖的な空間よりも開放感がある場所を好むといわれています。オフィスも可能な限り外光をとりいれて、明るく開放感のある場所にするよう心がけるべきです。オフィスはデスクが密集して圧迫感を与えがちなので、ガラスパネルや背の低いオフィス家具を設置し、開放感を演出しているオフィスもあります。仕事のしやすさにも大きな影響を与えるポイントなので、注意を払うようにしましょう。

従業員の目線で快適なオフィスをつくり上げよう

働きやすいオフィスをつくるために大切なのが、自社の従業員目線でオフィスをつくることです。従業員が快適さを感じる十分なスペースを確保し、リフレッシュできる場所を設け、働きやすいデスクレイアウトを考えましょう。

また、温度や湿度、明るさといった細かい点にまできちんと気を配れば、より快適なオフィスになるはずです。

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